Organiser un événement d’entreprise en extérieur est une opportunité unique pour renforcer la cohésion d’équipe, profiter d’un cadre agréable et offrir à vos collaborateurs une expérience mémorable. Que vous planifiez un afterwork, un séminaire ou un lancement de produit, cet article regorge de conseils et astuces pour réussir votre événement en plein air.
Pourquoi choisir l’extérieur pour votre événement d’entreprise?
Les événements d’entreprise en plein air présentent de nombreux avantages. Tout d’abord, ils permettent de changer d’environnement et de rompre avec la routine du bureau. De plus, les espaces extérieurs offrent généralement davantage de place pour accueillir les participants et organiser des activités ludiques ou sportives. Enfin, en cette période où la distanciation sociale est importante, les événements en extérieur sont une option plus sûre pour réduire les risques de propagation du virus.
Choisir le lieu parfait pour votre événement
Facteurs à prendre en compte
Le choix du lieu est primordial pour assurer le succès de votre événement. Voici quelques facteurs à considérer lors de votre recherche:
- Proximité: Optez pour un lieu facilement accessible par les transports en commun ou disposant d’un parking pour faciliter l’arrivée des participants.
- Capacité: Assurez-vous que l’espace choisi puisse accueillir confortablement le nombre prévu de participants.
- Bruit: Privilégiez un lieu calme et éloigné des sources de bruit (routes, chantiers…) afin de garantir une ambiance propice à la détente et aux échanges.
- Services disponibles: Renseignez-vous sur les équipements et services proposés par le lieu (chaises, tables, abris en cas de pluie, connexion Wi-Fi…).
Exemples de lieux
Voici quelques idées de lieux pour organiser votre événement d’entreprise en extérieur:
- Jardins ou parcs publics
- Terrasses privées
- Espaces verts appartenant à des entreprises partenaires
- Domaines viticoles ou fermes
N’oubliez pas de vérifier les autorisations nécessaires auprès des municipalités ou propriétaires avant de réserver un espace.
Planifier votre événement: étape par étape
Définir le projet
Commencez par déterminer l’objectif principal de votre événement (renforcer la cohésion d’équipe, célébrer un succès, partager des informations…) et établissez un budget.
Sélectionner une date
Choisissez une date adaptée à vos collaborateurs et prenez en compte les conditions météorologiques selon la saison.
Trouver un lieu
En tenant compte des critères mentionnés précédemment, sélectionnez un lieu adéquat pour accueillir votre événement.
Gérer les aspects logistiques
Assurez-vous que vous disposez du matériel nécessaire (tentes, chaises, tables…) et faites appel à des prestataires si besoin (traiteurs, animateurs, techniciens…).
Communiquer sur l’événement
Informez vos collaborateurs de la date, du lieu et du programme de l’événement, et assurez-vous qu’ils confirment leur participation.
Assurer la sécurité
Mettez en place un plan de gestion des risques (météo, accidents…) et souscrivez une assurance responsabilité civile si nécessaire.
Créer une ambiance conviviale et renforcer la cohésion d’équipe
Pour créer une atmosphère détendue et favoriser les échanges entre collaborateurs, pensez à:
- Aménager des espaces de détente avec des sièges confortables et des zones ombragées.
- Prévoir une décoration soignée et adaptée au thème de votre événement (fleurs, guirlandes lumineuses…).
- Organiser des activités qui encouragent la communication et le travail en équipe (ateliers créatifs, jeux…).
Des activités divertissantes pour tous
Voici quelques idées d’activités à proposer lors de votre événement d’entreprise en extérieur:
- Ateliers créatifs (peinture, poterie, jardinage…)
- Jeux de société géants
- Chasse au trésor ou escape game en plein air
- Sports collectifs (beach-volley, pétanque…)
Veillez à adapter les activités au niveau physique et aux préférences de vos collaborateurs.
Gérer les aléas météorologiques
Anticipez les changements climatiques en consultant régulièrement les prévisions météorologiques et en prévoyant des solutions de repli en cas de pluie ou de températures extrêmes (tentes auprès de https://www.ideal-tentes.be/ , abris, salles intérieures…).
Restauration et rafraîchissements: que choisir?
Optez pour une offre de restauration variée et adaptée aux besoins spécifiques de vos participants (allergies, régimes…). Pensez à proposer des options végétariennes ou sans gluten. Pour les boissons, privilégiez les jus de fruits frais, l’eau et les boissons chaudes en fonction de la météo.
En conclusion, organiser un événement d’entreprise en extérieur demande une planification rigoureuse et une attention particulière aux détails. En suivant ces conseils et en faisant preuve de créativité, vous offrirez à vos collaborateurs une expérience unique et mémorable. Alors n’attendez plus et lancez-vous dans l’organisation de votre prochain événement en plein air!
